Seguridad, usuarios y permisos

Si el programa está conectado con A3 lo primero es definir los usuarios en la seguridad de A3

Menú herramientas

Luego accedemos a la aplicación de Asoft, hacemos doble clic en el logotipo de Asoft y el menú de la derecha cambia, mostrando las herramientas

Activar seguridad

Entramos en AsoftAplicaciones

Para comprobar que nuestra aplicación existe en la lista y activamos la seguridad.

Los otros tres campos NO se usan, NO hay que tocarlos

Si la aplicación no existe (dos primeras letras) vamos al final y la añadimos

Definir grupos de usuarios

Es lo que en A3 se conoce como perfiles.

Entramos en AsoftGrupos, ponemos el nombre del grupo y en el cuadro de la parte inferior derecha ponemos a que tiene permisos

Por ejemplo, aquí hemos creado un grupo prueba al que hemos asignado algunos permisos

Puede entrar en clientes y crearlos

Puede entrar en Artículos y hacer de todo

Crear Usuarios

Entramos en AsoftUsuarios, y añadimos el usuario, poniendo su contraseña e indicando en la parte derecha a que grupos pertenece

Aquí hemos creado el usuario PRUEBA, con contraseña 123 que pertenece al grupo PRUEBA

Usuario administrador

También debemos crear un usuario que sea administrador y por lo tanto activar el permiso total

La contraseña es sensible minúsculas y mayúsculas.

INSISTO: el usuario debe estar creado primero en A3 y debe tener la misma contraseña que en A3

Crear menú de usuarios

Al salir de usuario el programa pregunta

Le decimos que sí, y de nuevo pregunta

Indicamos todos y de este modo el programa reconstruye el menú de cada usuario

La pantalla de licencias

Si hacemos doble clic sobre el número de licencia en el menú principal

Se muestra la pantalla de licencias

Donde vemos las licencias que tiene concedidas el cliente y el usuario a la que están asignadas

La VACC dice la versión de Access para la que es valido

La VWIN dice la versión de Windows para la que es valido

El apartado de días licencia y días mantenimiento solo se ve si hemos entrado con el usuario Asoft y sirve para prorrogar el periodo de licencias o mantenimiento.

Información de la instalación

En la pantalla del menú principal, en la parte inferior izquierda hay un cuadro que muestra información de la aplicación y la configuración

Esta información nos puede ser útil para localizar donde están los distintos archivos en caso de problemas

  • El número de versión: 1.00
  • El usuario que está conectado: asoft
  • La fecha y hora del sistema
  • El número de licencia del equipo en que se está ejecutando: 142704
  • Si hemos entrado como usuario Asoft veremos los días de licencia que quedan y los días de mantenimiento que quedan
  • La ruta y nombre de la aplicación: c:\asoft\asoftsql\A3ASOFT.accdb
  • La ruta y nombre del fichero de empresas: c:\asoft\asoftsql\A3EMPRESAS.accdb
  • La ruta y nombre de la librería c:\asoft\asoftsql\Asoftlib.accda
  • El nombre de la empresa de A3 con la que estamos conectados: A3ERP EMPRESA: DEMO
  • El nombre del usuario de A3 con el que estamos logueados: A3ERP USUARIO: ASOFT
  • El nombre de la base de datos SQL de A3 con la que estamos vinculados: A3ERP SQL: DEMO
  • El nombre de la base de datos Access donde están los datos: BBDD ACCESS: c:\Asoft\AsoftSQL\A3555.accdb

Conexión tablas A3ERP

Si por algún motivo debemos reconectar con A3ERP o añadir alguna tabla que no está prevista, podemos hacer doble clic sobre el cuadro donde están las rutas de instalación y se mostrara la pantalla de A3 conexión

Aquí consta la empresa y base de datos de A3

El nombre del servidor

Y con el botón

Vemos la lista de tablas de A3

Y podemos seleccionar la que nos interese añadir y si es necesario indicar el campo índice

Luego basta pulsar el botón

Para lanzar el proceso de vinculación de tablas.

Si deseamos saber el contenido de una tabla de A3 o buscar cómo se llama un campo podemos pulsar el botón

Que nos mostrara un formulario

Donde podemos indicar el nombre de un campo o seleccionar una tabla y se verá su información.

ERROR de compilación: no se puede encontrar el proyecto o la biblioteca

Si al abrir el programa se obtiene un mensaje de error

Es que falta alguna referencia en la lista de referencias de Access

Hay que Aceptar, cerrar el Access y abrir la aplicación en modo seguro

Para abrir el Access en modo seguro, pulsamos el SHIFT Y sin soltarlo hacemos doble clic sobre el programa hasta que se habrá.

NO hay que soltar el SHIFT hasta que se abra el Access

Una vez abierta la aplicación veremos solo la lista de objetos: la aplicación no ha arrancado

Vamos al final de la lista de objetos, donde estan los modulos.

Con el boton de la derecha diseñamos cualquier modulo,  para ir al editor de VBA

Pulsamos en el menú Herramientas, Referencias

Y en la lista de referencias veremos la que falta

Sino la necesitamos la eliminamos

Cerramos Access, abrimos de nuevo la aplicación y ya debería funcionar

ATENCION: si no estamos seguros si necesitamos la referencia hay que consultar al técnico que lo ha desarrollado.

La referencia a la librería

Siempre debe existir una referencia a la librería ASOFTLIB.accd*

Lo que pasa que en algunos casos se usa la ACCDE y otros la ACCDA

Hay que mirar en la carpeta donde está el programa y ver cual existe.

El programa está diseñado para que al abrir busque si existe la ACCDE y la cargue, y sino cargue la ACCDA

La referencia a Outlook

El programa usa el Outlook para enviar correos. Pero si el programa se instaló en un equipo con una versión de Outlook superior y luego lo ponemos en una que tiene versión Outlook inferior dará un error de referencia

Basta desmarcar la falta y desplazarse en la lista de referencias para buscar Microsoft Outlook y seleccionarlo.

Instalación de programas Asoft

Explico a continuación los pasos a seguir para instalar y configurar los programas de Asoft.

El ejemplo se basa en el conector Access-A3 pero sirve para cualquiera de los otros programas

Los ficheros de la aplicación

El programa usa distintos tipos de ficheros que están explicados en Estructura de ficheros

En resumen

  • El fichero de configuracion: xx.INI
  • El programa: XXASOFT.accdb
  • Los datos: XXnn.accdb
  • El fichero de empresas (STD): XXEmpresas.accdb
  • La librería: AsoftLIB.accda o AsoftLIB.accde
  • La base de datos de seguridad: AsoftSegu.accda

Habilitar todos los macros

Como el programa está en Access y usa código y macros hay que habilitar estos

Los pasos están detallados en Habilitar contenido

Resumiendo

  • Abrir Access con el SHIFT pulsado
  • Archivo
  • Opciones
  • Centro de confianza
  • Configuración del centro de confianza
  • Configuración de macros
  • Habilitar todas las macros

Usuario Asoft

Como debemos acceder al SQL es necesario crear un usuario en SQL llamado ASOFT con la contraseña que os he dado.

Este usuario debéis crearlo con el A3ERP

Configurar el ODBC

Como desde el Access debemos acceder al SQL hay que crear un ODBC de 32 bits, los pasos están explicados en ODBC de 32 bits

En resumen

  • Abrir ODBC 32 bits
  • Agregar
  • SQL server y finalizar
  • Nombre: SQL ASOFT
  • Servidor: desplegar y poner el que use el A3 y Siguiente
  • Con autenticación de SQL
  • Probar usuario Asoft y su contraseña y Siguiente
  • Siguiente
  • Siguiente
  • Finalizar
  • Probar origen de datos
  • Aceptar, aceptar y aceptar

Vistas ASOFT SQL en A3ERP

Para poder leer o editar datos a las tablas de A3ERP y dado que estas tienen más de 10 índices, cosa que no permite Access, hay que crear unas vistas.

Podéis copiar el script de Vistas SQL y ejecutarlo en el Management Studio de SQL

Configurar el .INI para instalación local

Para una instalación en una maquina en modo local aquí se explica el contenido del .INI y lo que hay que configurar.

En resumen

  • [Directorios]
    • DirectorioPrograma=c:\ASoft\AsoftSQL
    • DirectorioDatos=c:\ASoft\AsoftSQL
    • DirectorioSTD=c:\ASoft\AsoftSQL
    • DirectorioRelacionadas=c:\ASoft\AsoftSQL
    • DirectorioLibreria=c:\ASoft\AsoftSQL
    • DirectorioXLS=c:\ASoft\Asoft
  • [Seguridad]
    • BaseDatosSeguridad=c:\ASoft\asoftsql\Asoftsegu.accda
  • [Empresa]
    • Activa=555
    • A3erpEmpresa=DEMO
    • A3erpSQL=DEMO
    • VincularTablasA3erpSQL=SI

Muy importante en el apartado empresa hay que poner el nombre de la empresa EXACTAMENTE igual que está en A3, y el nombre de la base de datos EXACTAMENTE igual que está en SQL

Registro de licencia

La primera vez que un usuario entra en la aplicación el programa muestra el cuadro de licencia hay que poner el nombre y aceptar

El programa NO es concurrente. Por tanto hay que comprar una licencia para cada usuario, para cada ordenador.

IMAGEN

Primer arranque y conexión con A3ERP

Al abrir la aplicación por primera vez el programa se conectara con A3 y cargara las tablas de SQL.

Es posible que para algunas tablas muestre un mensaje indicando cual es el índice principal

A continuación se muestra la tabla, hay que escoger el incide y aceptar

Si no se muestra mensaje pero sale la tabla, basta con aceptar

Definir usuarios y permisos

Lo primero que debemos hacer es activar la seguridad y definir usuarios y permisos

Los usuarios primero hay que definirlos en A3ERP y luego seguir los pasos indicados en Seguridad, usuarios y permisos

Resumiendo

  • Clic en el logo de Artesanía del Software
  • Asoft aplicaciones: verificar que existen las dos primeras letras del programa, y marcar check Activar seguridad
  • Asoft usuarios: crear usuario administrador poniéndole contraseña y marcando check acceso total
  • Asoft grupos: crear grupos indicando a que objetos pueden ir y que pueden hacer
  • Asoft usuarios: crear usuarios y asignar contraseña y grupo al que pertenecen
  • Salir de usuario y crear menús, todos.

 

Configurar el .INI para instalación en red

En una instalación en red hay partes de la aplicación que deben estar en local y partes en el servidor.

En el documento Instalación en Red se explica cómo proceder.

Resumiendo

  • [Directorios]
    • DirectorioPrograma=c:\ASoft\AsoftSQL
    • DirectorioDatos=\\SERVIDOR\Asoft\AsoftSQL
    • DirectorioSTD=\\SERVIDOR\Asoft\AsoftSQL
    • DirectorioRelacionadas=\\SERVIDOR\Asoft\AsoftSQL
    • DirectorioLibreria=c:\ASoft\AsoftSQL
    • DirectorioXLS=c:\ASoft\Asoft
  • [Seguridad]
    • BaseDatosSeguridad=\\SERVIDOR\asoftsql\Asoftsegu.accda
  • [Empresa]
    • Activa=555
    • A3erpEmpresa=DEMO
    • A3erpSQL=DEMO
    • VincularTablasA3erpSQL=SI

Instalación en red

Cuando tenemos una instalación en RED lo normal es que los datos deban estar en el servidor, y cada usuario tiene una copia del programa en local para poder ejecutarlo pero los datos están compartidos.

Por ello el fichero INI hay que configurarlo para que determinados ficheros vayan a buscarse en el servidor

Así pues primero creamos la carpeta \Asoft\asoftSQL en el servidor y la compartimos

.INI para RED

Y luego en él .INI definimos

Donde vemos que

  • El programa: está en local
  • Los datos: están en el servidor
  • El fichero de empresas (STD): está en el servidor
  • Los datos relacionados: están en el servidor
  • La librería: está en local
  • La base de datos de seguridad está en el servidor

Por lo tanto los ficheros quedan así

En local

  • El INI: A3.INI
  • El programa: A3ASOFT.accdb
  • La librería: AsoftLIB.accda

En el servidor

  1. La definición de empresas: A3EMPRESAS.accdb
  2. La base de datos con los datos: A3555.accdb
  3. La seguridad: Asoftsegu.accda

Enviar y recibir

Como el programa está en local, y lo habitual es que las modificaciones se hagan en un equipo, hay que enviar una copia de la última versión al servidor, y luego cada usuario debe recibir la copia actualizada

Para ello hay que crear dos .BAT en el servidor

Enviar.BAT

copy c:\asoft\asoftsql\asoftLIB.accd* \\SERVIDOR\asoft\asoftsql

copy c:\asoft\asoftsql\A3ASOFT.accd* \\SERVIDOR\asoft\asoftsql

Esto copia versión del equipo en el que hacemos las modificaciones y la manda al servidor

Recibir.BAT

copy \\SERVIDOR\asoft\asoftsql\asoftLIB.accd* c:\asoft\asoftsql

copy \\SERVIDOR\asoft\asoftsql\A3ASOFT.accd* c:\asoft\asoftsql

Esto copia lo que está en el servidor y lo pone en el equipo local

Crear accesos directos

En la maquina donde hacemos las modificaciones hay que poner un acceso directo al Enviar.BAT

En los otros ordenadores ponemos un acceso directo al Recibir.BAT

Formato condicional en gráficos de columnas

Por el momento no es posible poner formato condicional en los gráficos de barras o columnas, pero sería una opción interesante para destacar el significado de las columnas.

Y obtener un gráfico como el siguiente donde se destacan en verde, rojo o amarillo el aumento de las ventas respecto al año anterior

Seguir leyendo Formato condicional en gráficos de columnas

Formato condicional según las reglas

Una de las recientes novedades de PowerBi es poder dar formato condicional a las celdas de una tabla o matriz según las reglas.

Pudiendo ver de un modo muy llamativo el significado de los distintos valores, como por ejemplo en esta tabla de incrementos anuales

Donde los colores nos indican si el incremento anual ha sido positivo, negativo o neutro

Seguir leyendo Formato condicional según las reglas

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