Agregar columna a partir de los ejemplos

En la actualización de Power Bi de Abril 2017 han añadido una nueva funcionalidad en editor de consultas que nos puede ahorrar mucho trabajo.

Se trata de proporcionar un ejemplo de lo que queremos, y el Power Bi lo interpreta y nos crea la columna con la formula o conversión necesaria

Para verlo partimos de la plantilla XLS Contabilidad que podemos descargar

Agregar columnas a partir de los ejemplos

Si vamos al editor de consultas

Veremos que tiene dos tablas: apuntes y cuentas

Por supuesto en la tabla apuntes las cuentas están con todos sus dígitos

Pero para hacer resúmenes nos interesa obtener los grupos o niveles contables, o sea las cuentas de 1 digito, de 2 y de 3

Para ello seleccionamos la columna cuentas y pulsamos en Agregar columna, Columna a partir de los ejemplos

Se nos muestra una nueva columna para que indiquemos un ejemplo de lo que quereos conseguir: en este caso pongo la primera cifra de la cuenta del primer apunte

Automáticamente el sistema me muestra lo que pondrá para las filas, y como parece correcto pulsamos aceptar

El sistema ha creado una función en el leguaje de consultas

Pero eso no nos afecta, pues el resultado es el que nos interesa

Cambiamos el título a la columna por Nivel 1

Y pulamos en el filtro para verificar si es correcto

Y haremos lo mismo para tener las cuentas de nivel 2: Agregar columna a partir de los ejemplos

Al crearla y verificarlo con el filtro vemos que no es correcto

Esto nos demuestra que siempre debemos comprobar los resultados de los mecanismos automáticos

Eliminemos el paso aplicado, pulsando en la X del paso

Sugiero ordenar los apuntes por cuenta descendente

Y volver a agregar columna

Si ponemos solo las cifras de la primera cuenta, se ve que las demás no están bien

Démosle más pistas al sistema poniendo un valor para la segunda cuenta

Cambiamos el nombre a Nivel 2 y verificamos con el filtro

Observe que al hacer el nivel 3 y poner 3 primeras cifras, se muestra un valor que no queremos para la segunda fila

Por lo tanto debemos corregir este valor en la segunda fila

Ahora ya podemos aceptar y verificar el resultado

Por tanto esta muy ben tener un asistente, pero debemos fijarnos siempre en lo que nos propone

Este sistema es una gran ayuda para las transformaciones de datos.

Segundo ejemplo: transformar mayúsculas

Vamos a aplicar una en el plan de cuentas: sencillamente queremos que los nombres de las cuenta no estén todo en mayúsculas

Seleccionamos la tabla cuenta, agregamos columna a partir de los ejemplos, y escribimos el texto como lo queremos

El sistema lo detecta y nos propone el formato que nos interesa

Cambiamos el título de la columna

Relaciones de tablas

Ahora, si cerramos y aplicamos y vamos al panel de relaciones veremos que ya se ha creado la relación entre la cuenta de asientos y la cuenta de cuentas

Pero en nuestro caso también necesitamos el nombre de la cuenta de nivel 2 y 3

Podemos arrastrar Nivel 2 hacia Cuenta, y veremos que se crea una relación no activa, dibujada en rayas

Por tanto esta relación no nos sirve: no se puede relacionar una tabla con otra más de una vez

Necesitamos una tabla con las cuentas de nivel 2 y otra con las cuentas de nivel 3

Eliminemos esta relación y vamos al editor de consultas

En la tabla cuentas necesitamos una columna que nos de él nivel: el número de dígitos de cada cuenta

Vamos a probar, seleccionamos la columna cuenta y pulsamos Agregar columna a partir de los ejemplos, y en la columna nueva ponemos, 2, los dígitos de la primera cuenta, en las demás no ocurre nada

Sigamos con las siguientes a ver qué ocurre

El sistema no detecta nada, así pues esta técnica en este caso no nos sirve. Cancelemos

Seleccionemos la columna Cuenta, y pulsamos en Agregar columna, Extraer, Largo

Esto nos crea una nueva columna con la longitud de cada cuenta, que podemos cambiar el título por Nivel

Tabla referenciada a otra

En la tabla cuentas, con el botón de la derecha hacemos clic en Referencia

Esto nos crea una nueva tabla,

Pero no con los valores copiados, no es un duplicado, sino que esta referenciada a la prim4era. Cualquier cambio que hagamos en la de Cuentas afectara a la nueva.

Cambiemos el nombre por Cuentas 2 y en Nivel filtremos por 2

Ya tenemos una tabla con las cuentas de Nivel 2

Y cambiemos el título de Cuenta por Cuenta 2

Seguiremos el mismo sistema para las de nivel 3

La tabla cuentas la hacemos una Referencia

Cambiamos el título a Cuentas 3

Y Filtramos el nivel a 3 dígitos

Cerramos y aplicamos y en el cuadro de relaciones ya podemos crear la relación entre los niveles y sus tablas de cuentas

Verificación final

Vamos a verificarlo con una tabla creando una tabla con

Lo que nos muestra un mapa de cuentas jerárquico

Por lo tanto el asistente para agregar columnas es una gran herramienta…siempre que comprobemos el resultado que nos da.

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