Gráficos circulares

Vamos a ver los gráficos circulares y una característica muy interesante que tienen al relacionar varios entre sí.

Empecemos con una página de informe en blanco, y pulsamos en la visualización grafico circular

En Leyenda ponemos el representante, y en Valores el neto, y obtenemos un gráfico de ventas por representante, donde cada segmento indica el valor de las ventas de cada representante respecto al total

Si nos paramos sobre un segmento nos indica el importe y el %

Si queremos, mediante la opción de formato, podemos visualizar además del nombre, el importe

Ahora vamos a añadir otro grafico circular, para ello hacemos clic a fuera del gráfico, en una parte vacía del lienzo, y pulsamos la visualización Grafico circular

En Leyenda ponemos Familia, y en Valores el Neto.

Tenemos un gráfico de ventas por familia

Ahora vemos la integración entre los dos gráficos: si pulsamos sobre el sector en negro de Bicicletas de paseo, automáticamente en el gráfico de representantes se destaca las ventas de esta familia, respecto al total de ventas del representante

 

Esta es una característica muy interesante que nos permite analizar la información de dos gráficos que están vinculados entre sí.

Guardemos la página como Círculos

 

Gráficos de áreas

Vas a realizar un gráfico de áreas que es similar al de líneas pero mucho más visual.

Lo que queremos es representar los meses de los distintos años que tenemos información y sus ventas: o sea, habrá 36 puntos de información, desde el 2013 al 2016 y cada año desde el mes 1 al mes 12.

Ya hemos visto que si ponemos los meses, salen solo estos, y necesitamos combinar la información de mes y año.

Para ello crearemos una nueva columna que será un campo calculado encadenando año y mes.

Vamos a Datos

Y pulsamos en Modelado, Nueva columna

El programa nos propone un nombre y un =

Lo sustituimos por

Con lo que hemos creado nuestra primera columna calculada

Y si hacemos una nueva página de gráfico, ponemos el de áreas, y Eje ponemos Ejercicio+Mes y en Valores el Neto, obtendremos un gráfico de ventas por mes y año

Si observamos bien, veremos que los meses están mal ordenados, primero esta

2013 1

2013 10

2013 11

2013 12

2013 2

Ello es debido a que el programa entiende esta ordenación como un campo alfanumérico, y todos los 1 van delante del 2.

No nos queda más remedio que conseguir que el mes tenga dos cifras

Para ello volvemos a Datos, nos ponemos en la columna Ejercicio + Mes y cambiamos la formula usando la función Format.

Ejercicio + Mes = ‘Facturas ventas'[Ejercicio] & ” ” & Format(‘Facturas ventas'[Mes];”00″)

Format es una función que admite dos parámetros, la expresión a la que aplicar el formato y el tipo de formato.

Está muy bien explicada con ejemplos en la web de Microsoft

Ahora el gráfico si está bien

Si ponemos el campo representante en Leyenda, el gráfico muestra las ventas por cada representante en los diferentes meses y año, incluso con las discontinuidades: los meses que no han tenido ventas

Guardemos el grafico como Áreas

Gráficos de líneas

Otro tipo de grafico que nos puede interesar es el de líneas.

Creamos una nueva página, y elegimos la visualización grafico de líneas

Y hacemos clic en Neto y Fecha, y nos sale un gráfico con solo tres puntos. Si nos fijamos es porque en el eje el programa ha tomado el Año como valor de referencia

Hay que hacer clic con el botón derecho en Fecha, y elegir Fecha

Ahora sí, hemos obtenido un gráfico con las ventas para cada día

Si arrastramos ejercicio a Leyenda

Tendremos un gráfico donde cada año está representado con un color distinto

Si ahora cambiamos y ponemos en Eje, el Mes y en Leyenda, el Año,

Tenemos un gráfico mes a mes de las ventas, con tres líneas para cada año

Hasta ahora hemos trabajado casi siempre con los campos de las visualizaciones, en este caso vamos a añadir un poco más de información usando las opciones de formato haciendo clic en

Aquí podemos cambiar varias propiedades del informe, como el título, los colores, las etiquetas, etc…

Vamos a activar la línea de tendencia, desplazando su símbolo a la derecha

Y en el gráfico se muestra la tendencia, en nuestro caso…va para abajo.

Supongamos que nos interesa remarcar si hemos llegado a una cifra mensual de ventas de 250.000 €, esta sería la línea de referencia.

Para ello hay que activar la línea de referencia y poner el valor, incluso podemos activar una etiqueta que nos lo muestre.

El grafico es ahora más completo: nos da información de la tendencia y el valor deseado, la referencia.

Renombramos la página como Líneas

 

 

Jerarquías

Power BI incorpora el concepto de jerarquías que nos es muy útil para analizar información estructurada.

Por ejemplo es muy común tener los artículos agrupados en familias, y estas en superfamilias o tipos de artículos. Así pues tenemos una jerarquía: superfamilia, familia, articulo.

También ocurre con los representantes, puede haber directores de zona, jefes de equipo y representantes.

Y por supuesto también geográficamente como es el caso de nuestro ejemplo, País, Zona, Comunidad Autónoma y Provincia.

Crear una jerarquía es muy sencillo, basta ponerse encima del campo principal de la jerarquía y con el botón de la derecha indicar Nueva Jerarquía.

Nos ponemos en País y con el botón de la derecha hacemos clic en Nueva jerarquía

Automáticamente nos aparece un nuevo campo: País jerarquía.

Y ahora debemos agregar los nuevos elementos.

Nos ponemos en el campo Zona, y con el botón de la derecha indicamos Agregar a País Jerarquía

Y lo mismo hacemos para Comunidad autónoma y Provincia

Si desplegamos el campo País jerarquía veremos sus niveles

Ahora vamos a usar la jerarquía para explorar en profundidad nuestra información

Creamos una nueva página, y ponemos un gráfico de barras agrupadas y añadimos los campos País Jerarquía y Neto.

Solo obtenemos un gráfico con España, el único país del que tenemos ventas

En la parte superior izquierda del grafico tenemos un símbolo con dos flechas descendentes

Al hacer clic en ellas descendemos un nivel y tenemos información por zonas

Y con otro clic, información por Comunidades

Y con un clic más, información por provincias

Como vemos a medida que descendemos se muestra toda la información de todos los elementos de la jerarquía

Ahora vamos a explorar en profundidad la información, de modo que cuando elijamos un nivel, se muestre solos sus inferiores.

Hagamos varios clics en la flecha ascendente para regresar a la información por país. Y pulsemos en el icono de la parte superior derecha del grafico

Si hacemos clic en la barra de España, se muestra sus Zonas

Si hacemos clic en la barra Este, se muestran sus Comunidades

Y si hacemos clic en la barra de Catalunya, se muestran sus provincias.

De este modo, al activar la exploración en profundidad también activamos que cada parte es un filtro dentro de la jerarquía

Guardemos la página como Jerarquías

 

 

Gráficos de barras

Vamos a cerar una nueva pagina en nuestro documento, haciendo clic sobre el + de las paginas.

Marcamos el visualizador grafico de barras apiladas

Y marcamos los campos Provincia y Neto

Automaticamente tenemos un grafico de importe de ventas por provincia

Y si ponemos el Ejercicio en Leyenda, tenemos un grafico donde cada barra tiene tres segmentos: uno por cada ejercicio

Que podemos mejorar pulsando el botón de grafico de barras agrupadas

Obteniendo un grafico donde se ve mejor la información de cada año

Vamos a mejorar la infomacion adicional con las unidades vendidas y el % del neto sobre el total

Arrastramos Unidades a Informacion sobre herramientas

Arrastramos Neto debajo de Unidades en información sobre herramientas

Y con el botón de la derecha cambiamos a Calculo Rapido, de % del total general.

Si ahora nos paramos sobre la barra mas ancha, veremos sus datos, pero también las unidades vendidas y el % del Neto

Nos interesaria ver las ventas ordenadas por neto, no alfabéticamente por provincia como esta ahora.

Para ello pulsamos en los … de la parte superior derecha del grafico, y elegimos Ordenar por neto

Automaticamente el grafico ha cambiado al orden que nos interesa: la provincia con mas ventas va la primera.

Cambiamos el titulo de la pagina por Barras

 

Segmentadores de datos e información adicional

Vamos a mejorar nuestra página de información añadiendo unos segmentadores de datos que nos permitan filtrar la información por representante o por trimestre

Para ello hacemos mas estrecho el área del grafico, y hacemos clic fuera de esta área.

IMPORTANTE: para añadir una nueva visualización, hay que hacer clic en una área libre del lienzo de trabajo

Ahora elegimos la herramienta de segmentar

Automaticamente se nos muestra una nueva visualización

Arrastremos representante a esta área, donde pone campo

Y tenemos un segmentador por representante. Si pulsamos en uno de ellos, se muestra la información de sus ventas

Para eliminar la segmentación hacemos clic otra vez sobre el nombre

Y si queremos elegir varios representantes basta pulsar CTRL y hacer clic sobre los nombres: como en el sistema normal de Windows para elegir.

Para añadir un segmentador por trimestres:

Hacemos clic en una área vacia

Elegimos la herramienta segmentador

Y seleccionamos el campo trimestre

Ahora podemos elegir uno: por ejemplo el 3,

y vemos que no hay datos para 2015

Asi pues podemos poner segmentadores, independientes de la información del grafico.

Desmarquemos el trimestre 3, para volver a tener toda la información. Y cambiemos el grafico a Columns agrupadas.

Sabemos que al ponernos sobre una área del grafico se muestra su información: el importe neto. Pero lo podríamos mejorar si mostrara además el %

Para ello arrastramos el Neto a Informacion sobre herramientas

Hacemos clic con el botón derecho sobre Neto,y elegimos calculo rápido, y donde indica Mostrar valor como, ponemos Porcentaje del total general

Ahora al situarnos sobre una barra, se nos muestra los conceptos, el importe y el % sobre el total de las ventas de la empresa.

Es de esperar que en futuras versiones del Power BI podamos elegir sobre que queremos el %

 

 

Graficos de columnas

Vamos a crear nuestra primera visualización, un grafico de columnas. Pulsamos en informe para que se muestre el lienzo donde poner las visualizaciones

Y en la parte de la derecha, visualizaciones, seleccionamos Grafico de columnas agrupadas y lo arrastramos a la mitad del lienzo

Hacemos clic en las casillas de selección de Neto, Familia y Ejercicio.

Y hacemos grande el grafico para que ocupe toda la pagina

Rapidamente hemos obtenido un grafico que representa el importe de ventas por familia y año

En la parte superior izquierda podemos seleccionar un año, y su información queda resaltada.

Y para quitar la selección, volvemos a hacer clic en el año.

Si cambiamos la visualización a Grafico de columnas apiladas

La visualización cambia y la información se nos muestra de otro modo.

Y en este caso, quizás seria mas interesante poner el Ejercicio en el Eje, y la Familia en la Leyenda

Con lo que el grafico nos indica de que modo ha contribuido cada familia a las ventas anuales.

Y si nos paramos sobre una familia y ejercicio, el programa nos muestra el concepto visualizado y su importe

Por ultimo podemos cambiar la visualización a grafico de columnas 100% apiladas

Con lo que el grafico nos muestra de manera visual el % de participación de cada familia en el ejercicio

Y la infomacion de datos incluso da el %

Antes de grabar, al pie del documento, donde pone Pàgina 1, hacemos doble clic y renombramos la pagina como Columnas

 

Dar formato a los datos

Vamos a usar algunas de las opciones del Power BI para dar formato a nuestros datos.

Es importante hacerlo de buen principio, pues así cada vez que usemos esos datos mantendrán el formato especificado y no deberemos repetirlo más.

Pulsamos en Datos

Y se nos muestra la página con nuestros datos.

En la cinta de opciones pulsamos en Modelado, y en la tabla de datos elegimos la columna Nº de factura

Como no queremos que los números de factura se sumen, le asignamos Resumen predeterminado: No Resumir

Lo mismo hacemos para las columnas, Ejercicio, Trimestre y Mes

Seleccionamos el campo Fecha y en formato le asignamos dd/mm/yyyy

Vamos a cambiar el nombre de una columna. Para ello hacemos doble clic sobre Caracteristica 1 cliente y le cambiamos el nombre a Tipo cliente

Y la columna Caracteristica 1 articulo, le cambiamos el nombre a Familia

Las columnas de Neto y Bruto vamos a darle formato con separador de miles. Más fácil que en Excel, basta seleccionar la columna y pulsar en el icono de la coma

El sistema le asigna numero decimal con 2 decimales.

Ahora vamos a informar a Power BI que tenemos unos campos con información geográfica, para que nos pueda visualizar mapas

Seleccionamos la columna Pais y en Categoria de datos indicamos: Pais o región

A la Provincia, le ponemos Estado o Provincia

Y guardamos nuestro archivo.

Elegir columnas en el editor de consultas

Dado que en nuestra fuente de datos hay muchas columnas, y algunas no las vamos a usar, vamos a elegir cuales queremos ver

Accedemos al editor de consultas con Inicio, Editar consultas

Y se abre el Editor de consultas (más adelante en el curso veremos otras utilidades del mismo)

Tendrá esta apariencia

A la izquierda vemos el nombre de la tabla con la que estamos trabajando: Facturas ventas

En el centro los datos y a la derecha los pasos aplicados desde la obtención de datos

Pulsamos en el icono Elegir columnas

Y vemos la pantalla para elegirlas con todas seleccionadas

Desmarque CODCLI, CODART

Desmarcamos tambien Familia, Tipo contable y Serie, dado que de momento no las vamos a usar.

Desmarque desde Caracteristica 2 cliente, hasta Caracteristica 10 organización.

Y desde Caracteristica 2 articulo hasta Campo parametrizable 9

Y pulse ACEPTAR

A la derecha en pasos aplicados vemos la opción

Otras columnas quitadas

Para volver al Power BI, pulsamos en el icono Cerrar y Aplicar

Y si desplegamos en Campos, la tabla de Facturas ventas, tendremos solo las columnas que nos interesan

Obtener datos

Para seguir el tutorial he partido de un ejemplo con una hoja Excel que contiene un conjunto de datos. Estos se han obtenido de la empresa de demostracion el A3ERP.

En otro documento explicare como obtener los datos del A3ERP

Puede descargarla desde aquí Ventas Totales Detalladas y guardarla en la carpeta que le interese

Una vez descargada pulsamos en

Y seleccionamos Excel y buscamos nuestra hoja Ventas totales detalladas.XLSX

Se nos mostrara un navegador con las dos hojas que hay en el Excel, debemos seleccionar

Facturas ventas

Y a la derecha veremos una muestra de los datos

Pulsamos en

Y automáticamente se suben los datos al Power BI y a la derecha vemos todos los campos o columnas

Ahora procederemos a limpiar los datos para tener un conjunto más manejable y definir algunas características que nos serán muy útiles.

Continua en Power BI: elegir columnas en el editor de consultas

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