Segmentadores de datos e información adicional

Vamos a mejorar nuestra página de información añadiendo unos segmentadores de datos que nos permitan filtrar la información por representante o por trimestre

Para ello hacemos mas estrecho el área del grafico, y hacemos clic fuera de esta área.

IMPORTANTE: para añadir una nueva visualización, hay que hacer clic en una área libre del lienzo de trabajo

Ahora elegimos la herramienta de segmentar

Automaticamente se nos muestra una nueva visualización

Arrastremos representante a esta área, donde pone campo

Y tenemos un segmentador por representante. Si pulsamos en uno de ellos, se muestra la información de sus ventas

Para eliminar la segmentación hacemos clic otra vez sobre el nombre

Y si queremos elegir varios representantes basta pulsar CTRL y hacer clic sobre los nombres: como en el sistema normal de Windows para elegir.

Para añadir un segmentador por trimestres:

Hacemos clic en una área vacia

Elegimos la herramienta segmentador

Y seleccionamos el campo trimestre

Ahora podemos elegir uno: por ejemplo el 3,

y vemos que no hay datos para 2015

Asi pues podemos poner segmentadores, independientes de la información del grafico.

Desmarquemos el trimestre 3, para volver a tener toda la información. Y cambiemos el grafico a Columns agrupadas.

Sabemos que al ponernos sobre una área del grafico se muestra su información: el importe neto. Pero lo podríamos mejorar si mostrara además el %

Para ello arrastramos el Neto a Informacion sobre herramientas

Hacemos clic con el botón derecho sobre Neto,y elegimos calculo rápido, y donde indica Mostrar valor como, ponemos Porcentaje del total general

Ahora al situarnos sobre una barra, se nos muestra los conceptos, el importe y el % sobre el total de las ventas de la empresa.

Es de esperar que en futuras versiones del Power BI podamos elegir sobre que queremos el %

 

 

Graficos de columnas

Vamos a crear nuestra primera visualización, un grafico de columnas. Pulsamos en informe para que se muestre el lienzo donde poner las visualizaciones

Y en la parte de la derecha, visualizaciones, seleccionamos Grafico de columnas agrupadas y lo arrastramos a la mitad del lienzo

Hacemos clic en las casillas de selección de Neto, Familia y Ejercicio.

Y hacemos grande el grafico para que ocupe toda la pagina

Rapidamente hemos obtenido un grafico que representa el importe de ventas por familia y año

En la parte superior izquierda podemos seleccionar un año, y su información queda resaltada.

Y para quitar la selección, volvemos a hacer clic en el año.

Si cambiamos la visualización a Grafico de columnas apiladas

La visualización cambia y la información se nos muestra de otro modo.

Y en este caso, quizás seria mas interesante poner el Ejercicio en el Eje, y la Familia en la Leyenda

Con lo que el grafico nos indica de que modo ha contribuido cada familia a las ventas anuales.

Y si nos paramos sobre una familia y ejercicio, el programa nos muestra el concepto visualizado y su importe

Por ultimo podemos cambiar la visualización a grafico de columnas 100% apiladas

Con lo que el grafico nos muestra de manera visual el % de participación de cada familia en el ejercicio

Y la infomacion de datos incluso da el %

Antes de grabar, al pie del documento, donde pone Pàgina 1, hacemos doble clic y renombramos la pagina como Columnas

 

Dar formato a los datos

Vamos a usar algunas de las opciones del Power BI para dar formato a nuestros datos.

Es importante hacerlo de buen principio, pues así cada vez que usemos esos datos mantendrán el formato especificado y no deberemos repetirlo más.

Pulsamos en Datos

Y se nos muestra la página con nuestros datos.

En la cinta de opciones pulsamos en Modelado, y en la tabla de datos elegimos la columna Nº de factura

Como no queremos que los números de factura se sumen, le asignamos Resumen predeterminado: No Resumir

Lo mismo hacemos para las columnas, Ejercicio, Trimestre y Mes

Seleccionamos el campo Fecha y en formato le asignamos dd/mm/yyyy

Vamos a cambiar el nombre de una columna. Para ello hacemos doble clic sobre Caracteristica 1 cliente y le cambiamos el nombre a Tipo cliente

Y la columna Caracteristica 1 articulo, le cambiamos el nombre a Familia

Las columnas de Neto y Bruto vamos a darle formato con separador de miles. Más fácil que en Excel, basta seleccionar la columna y pulsar en el icono de la coma

El sistema le asigna numero decimal con 2 decimales.

Ahora vamos a informar a Power BI que tenemos unos campos con información geográfica, para que nos pueda visualizar mapas

Seleccionamos la columna Pais y en Categoria de datos indicamos: Pais o región

A la Provincia, le ponemos Estado o Provincia

Y guardamos nuestro archivo.

Elegir columnas en el editor de consultas

Dado que en nuestra fuente de datos hay muchas columnas, y algunas no las vamos a usar, vamos a elegir cuales queremos ver

Accedemos al editor de consultas con Inicio, Editar consultas

Y se abre el Editor de consultas (más adelante en el curso veremos otras utilidades del mismo)

Tendrá esta apariencia

A la izquierda vemos el nombre de la tabla con la que estamos trabajando: Facturas ventas

En el centro los datos y a la derecha los pasos aplicados desde la obtención de datos

Pulsamos en el icono Elegir columnas

Y vemos la pantalla para elegirlas con todas seleccionadas

Desmarque CODCLI, CODART

Desmarcamos tambien Familia, Tipo contable y Serie, dado que de momento no las vamos a usar.

Desmarque desde Caracteristica 2 cliente, hasta Caracteristica 10 organización.

Y desde Caracteristica 2 articulo hasta Campo parametrizable 9

Y pulse ACEPTAR

A la derecha en pasos aplicados vemos la opción

Otras columnas quitadas

Para volver al Power BI, pulsamos en el icono Cerrar y Aplicar

Y si desplegamos en Campos, la tabla de Facturas ventas, tendremos solo las columnas que nos interesan

Obtener datos

Para seguir el tutorial he partido de un ejemplo con una hoja Excel que contiene un conjunto de datos. Estos se han obtenido de la empresa de demostracion el A3ERP.

En otro documento explicare como obtener los datos del A3ERP

Puede descargarla desde aquí Ventas Totales Detalladas y guardarla en la carpeta que le interese

Una vez descargada pulsamos en

Y seleccionamos Excel y buscamos nuestra hoja Ventas totales detalladas.XLSX

Se nos mostrara un navegador con las dos hojas que hay en el Excel, debemos seleccionar

Facturas ventas

Y a la derecha veremos una muestra de los datos

Pulsamos en

Y automáticamente se suben los datos al Power BI y a la derecha vemos todos los campos o columnas

Ahora procederemos a limpiar los datos para tener un conjunto más manejable y definir algunas características que nos serán muy útiles.

Continua en Power BI: elegir columnas en el editor de consultas

Los componentes y el entorno

 

Los componentes

Power BI Desktop engloba tres componentes para analizar la información

  1. Power Query: un potente gestor de consultas para conectar con su fuente de datos y gestionarlos o adaptarlos de modo grafico a sus necesidades
  2. Power Pivot: una herramienta para definir los cálculos o funciones que vamos a necesitar para nuestro análisis: las medidas
  3. Power View: el lienzo donde podemos insertar más de 50 tipos de visualizaciones distintas que nos ayuden al análisis de datos.

En la web de Power BI encontrareis información detallada sobre todas sus posibilidades.

Con una página muy completa ¿Qué es Power BI?: donde yo destaco que es una herramienta GRATUITA para análisis de datos de DISTINTAS fuentes.

Lo primero que hay que hacer es descargarlo e instalarlo des de la página de descarga.

ATENCIÓN: si vais a conectar con bases de datos Access de 32 bits, debéis acceder a opciones avanzadas de descarga para poder elegir la versión de 32 bits. Y lo mismo si lo quereis en Español, pues la descarga no detecta el idioma y lo instala en ingles.

Una vez instalado lo abirmos y obtenemos la siguiente pantalla, de la cual vamos a explicar los componentes: el entorno

La Cinta de opciones y la Barra de herramientas

Que es lo que usaremos para navegar por el programa, donde estableceremos las conexiones de datos y daremos forma a nuestros datos

La columna de la izquierda con las tres herramientas básicas:

Informes

Datos

Relaciones

La columna de visualizaciones, donde escogeremos el modo de representación gráfica de nuestros datos

Y algunas cuestiones de estética y filtros

Y la columna de campos, donde estarán nuestros datos y cáculos

Continua en Power bi obtener datos

Objetivo del curso tutorial de Power BI

Power BI es una potentísima herramienta para analizar la información de nuestro negocio.

El objetivo del curso es aprender a manejar la herramienta con ejemplos paso a paso para obtener un

Cuadro de mando integral de ventas

Similar a:

Donde tenemos

  • Importes de venta a clientes por ejercicios e incrementos
  • Importes de venta por provincias
  • Unidades por artículos
  • Importes por representantes
  • Importes y unidades por familias
  • Velocimetro de rendimiento
  • Selector de periodos de tiempo
  • Selector de clientes

Todo integrado con nuestra fuente de datos y relacionado entre si

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