Listas desplegables

En Excel es muy fácil poner en una celda una lista desplegable. Hay varias posibilidades para definir los valores, o los escribes a mano o haces referencia a una lista de valores que tengas en otra parte.

Vamos a verlo con unos ejemplos basados en XXX que te puedes descargar Listas desplegables

Primero abrimos el documento y convertimos los datos en una tabla, para facilitar que lo que apliquemos en una fila, Excel lo pase automáticamente a las siguientes

Nos ponemos en cualquier celda de la tabla y pulsamos CTRL+T

Nos aseguramos que está marcado La tabla tiene encabezados y pulsamos Aceptar

Lista con valores manuales

Vamos a añadir una nueva columna para revisar el Estado, que debe ser un desplegable de Bien, Regular o Mal.

Nos ponemos en la E1 y escribimos Estado, veras que Excel lo añade automáticamente a la tabla en filas y columnas.

Nos ponemos en E2, vamos a la pestaña Datos, Validación de datos

Y en lugar de Cualquier valor, indicamos Lista, y en origen escribimos los valores que queremos separados por punto y coma.

Y aceptamos. Ahora en Estado ya hay un desplegable

Vamos a probarlo poniendo cualquier valor, nos tiene que salir un mensaje de error

Pero en la celda E3 no hay desplegable. Debemos ampliar el rango de aplicación del desplegable

Recomiendo que bajes un poco por la tabla de datos hasta que veas el final, y selecciones la columna E.

Veras que se selecciona solo hasta la última fila donde hay datos, que es lo que nos interesa. Si no ocurre así, revisa que estés dentro de la tabla y veas el final.

Ahora vamos a la pestaña Datos, Validación de Datos y Excel nos dice

Lógicamente diremos SI. Nos muestra la definición de la lista y al aceptar, todas las filas ya tienen lista desplegable

Lista con referencia a una lista

El caso anterior ha sido muy sencillo pues hemos escrito los valores de la lista a mano dado que eran pocos. ¿Pero qué pasa si la lista es por ejemplo de nombres de clientes?

Pues necesitamos un lugar donde este la lista de clientes y hacer referencia a este lugar. Dado que en la tabla de ejemplo ya hay clientes vamos a construir la lista a partir de los datos que tenemos.

Creemos una hoja que se llame Tablas

Seleccionamos la columna de Clientes, la copiamos y la pegamos en la hoja Tablas

Pero los clientes están repetidos ¡!! Nos interesan solo valores únicos. Bien, pues con la lista seleccionada, vamos a la pestaña Datos y pulsamos en Quitar duplicados

Excel nos pide si hay encabezados, que en nuestro caso no los hay, pues desmarcamos en Mis datos tienen encabezados

Y aceptamos. Así Excel nos deja solo los valores Únicos.

Ahora aconsejo que le demos un nombre a esta lista, así nos ser más fácil trabajar con ella, y nos evitaremos tener que referirnos a unas celdas concretas.

Seleccionamos solo las filas que tienen nombres de clientes, y en el cuadro de nombres escribimos CLIENTES

Hemos bautizado la lista, Hemos creado un nombre de rango.

Volvamos a nuestra hoja de trabajo y seleccionemos la columna Clientes. Vamos a pestaña Datos, Validación de datos. Indicamos Lista, y ponemos =CLIENTES y Aceptamos

Aquí está la diferencia, al poner un = le decimos a Excel que no busque la palabra clientes, sino que apunte a un rango CLIENTES

Lo probamos, desplegamos en clientes y nos deba salir la lista

¿No están ordenados alfabéticamente? Pues no, nuestra lista no lo estaba. Vamos a la hoja Tablas, seleccionamos la lista y pulsamos en Datos, Ordenar de la A a la Z

Añadir más valores a la lista

¿Y qué pasa si hay un cliente nuevo y no sale en la lista? Pues debemos ir a la tabla y añadirlo al final. Pero comprobemos el rango eligiendo CLIENTES en la lista de nombres

El nuevo nombre no está en la lista. Hay que ampliar el rango. Vamos a Formulas, Administrador de nombres

Y añadirnos mas filas al final del rango, en nuestro caso pasa de la A21 a la A22

Y por supuesto habrá que ordenar de nuevo la tabla de clientes si queremos que salgan ordenados.

Comento que también se pueden crear rangos de longitud variable, lo que se llama rangos dinámicos, cosa que veremos en otra lección

Aquí tienes el ejercicio con los datos y también la solución Listas desplegables

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