Trucos de formato condicional

El formato condicional es muy potente y nos permite hacer muchas cosas en una tabla, especialmente si sabemos aprovechar todas sus posibilidades.

Aquí vamos a ver varios trucos para extraer la máxima utilidad.

  • Destacar con un icono solo valores superiores a un valor dado
  • Destacar la primera aparición de un valor en un rango
  • Sombrear filas
  • Sombrear columnas
  • Destacar celdas con errores

Aqui tiene la hoja con el ejercicio y sus soluciones Trucos de formato condicional

Destacar con un icono solo valores superiores a un valor dado

Supongamos que tenemos una lista de valores y queremos destacar con un icono solo los valores superiores a una cifra dada. Aquí tenemos nuestra lista, donde queremos destacar los valores superiores a 80

Empecemos asignando al seleccionando el rango y dándole formato con iconos

Por ejemplo

Ahora queremos que los valores inferiores a 80 no tengan formato, para ello establecemos otra regla y no le daremos formato

Seleccionamos el rango, vamos a Inicio, Formato condicional, Nueva regla, Aplicar formato únicamente a las celdas que contengan, y en Valor de la celda indicamos menor igual 80

Nada ha sucedido, pero ahora viene el truco, Vamos a administrar reglas. Nos aseguramos que la nueva regla es la primera de la lista y si no la movemos con las fechas a la primera posición y marcamos en Detener si es verdad

Ahora sí, SOLO tienen icono las celdas con valor superior a 80

Destacar la primera aparición de un valor en un rango

Tenemos una lista de valores y queremos destacar la primera vez que aparece un valor nuevo. Por ejemplo

Para ello vamos a usar la función CONTAR.SI que cuenta cuantas veces aparece un valor en un rango. Para mostrarlo en el ejemplo a la derecha de la primera cifra escribimos

=CONTAR.SI($H$2:H2;H2)

Estamos contando desde la celda primera ($H$2) hasta la celda en que estamos, en el primer caso la propia H2, si existe el valor de H2

Arrastremos la formula y veamos que hay en la fila 10

=CONTAR.SI($H$2:H10;H10)

Contamos desde la primera fila, hasta la actual, la 10, a ver cuántas veces existe el valor de la celda actual la H10

Como vemos nos dice cuántas veces aparece cada valor en la tabla hasta la posición en que estamos

No podemos contar toda la tabla, hasta el final pues los valores se repiten, y lo que queremos es si es la primera aparición del valor.

Como el formato condicional se basa en que la condición se cumpla o no vamos a completar la formula. Lo ponemos en la J2 para verlo mejor

=CONTAR.SI($H$2:I2;I2)=1

Al arrastrar tenemos

Ya tenemos el concepto, si el CONTAR.SI devuelve 1, entonces se cumple la regla y se debe aplicar el formato condicional.

Seleccionamos el rango de cifras, vamos a Inicio, Formato condicional, Nueva regla, y usamos la de Utilice una formula…. Y ponemos la formula y el formato que nos apetezca

Ya han quedado destacadas las filas con el primer valor

Sombrear filas

Tenemos una tabla y queremos que las filas aparezcan alternamente sombreadas. Por supuesto este efecto se puede conseguir con alguno de los diseños de tabla, pero vamos a ver que nos ofrece el formato condicional.

Si lo miramos bien, queremos que las filas pares estén coloreadas. Para ello usamos la función FILA() que nos devuelve el número de fila en que estamos, y la función RESIDUO() que nos devuelve el resto de una operación. Si una fila es par, al dividir su número por 2, nos dará resto cero.

Seleccionamos la tabla, sin los encabezados, vamos a Inicio, Formato condicional, nueva regla, basada en una formula y ponemos

Las filas pares han quedado sombreadas

Si vamos al administrador de reglas veremos que se aplica solo al rango seleccionado, la tabla sin encabezados

Sombrear columnas

De modo similar podemos destacar las columnas. Si el número de columna es par entonces lo sombreamos.

Tenemos los datos de la muestra, los seleccionamos todos, incluyendo encabezados si queremos, y vamos a Inicio, Formato condicional, nueva regla, basada en una formula y ponemos

Las columnas pares han quedado sombreadas

Podemos revisar el administrador para ver a que rango de datos hemos aplicado el formato.

Destacar celdas con errores

Tenemos una hoja con muchos cálculos y queremos destacar las celdas que tengan algún error.

En el ejemplo hemos provocados algunos errores para verlo.

Seleccionamos el rango, vamos a Inicio, Formato condicional, nueva regla, Aplicar formato únicamente a las celdas que contengan, y en el desplegable de valor, elegimos errores y ponemos formato

Automáticamente las celdas con errores han quedado señaladas

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

Este sitio usa Akismet para reducir el spam. Aprende cómo se procesan los datos de tus comentarios.