Indicadores de rendimiento o KPI

Vamos a ver un ejemplo de cómo mostrar indicadores de rendimiento o KPI en Power Bi basándonos en distintas fuentes de datos y distintos visualizadores

Se trata de obtener una pantalla donde veamos para cada representante, sus ventas, su objetivo y en qué % lo ha alcanzado. Y algún visual que permita interpretar fácilmente la información

Datos iniciales

Partimos de la plantilla A3ERP ventas totales detalladas base que puede descargar

En esta plantilla tenemos información de las ventas por representante obtenidas del ERP

Pero la empresa tiene los objetivos anuales por representante guardados en una hoja Excel del tipo

Donde para cada representante y año se indica el objetivo de ventas deseado.

Queremos obtener en Power BI una representación de si se han alcanzado o no los objetivos.

Abrimos el Power BI y para nuestro ejercicio podemos borrar la primera página, pues tiene gráficos que no necesitamos

Para ello hay que crear una página nueva y luego borrar la que teníamos

Si observamos en Datos vemos que tenemos la tabla calendario y la tabla ventas

Añadir objetivos desde Excel

Debemos añadir la de objetivos por representante. Para ello vamos a

Y elegimos la hoja Excel que tiene los datos: Objetivos representante

Como debemos comprara los datos de las ventas que tienen una fecha, y esta tabla solo tiene un año debemos convertir el año en una fecha

Asumimos que estamos comparando los datos a final de ejercicio, por ello añadimos una columna

A la que ponemos tipo de datos fecha y formato dd/mm/aaaa

Ahora debemos relacionar las fechas de esta tabla con el calendario. Vamos Relaciones y arrastramos la Fecha de Objetivos hasta el Date de Calendario

Al campo Objetivo le podemos dar formato con separador de miles

Tabla representantes

Por ultimo necesitamos disponer de una tabla con los representantes.

Podemos construirla con Excel, o con la función Sumarize u obteniendo los datos de la tabla de representes de A3

Voy a buscar en A3 para recordar los pasos

Nos conectamos a SQL

Seleccionamos la tabla representante

Y pulsamos el botón Editar

Para poder elegir solo los campos que nos interesan

Pulsamos en elegir columnas

Quitamos el seleccionar todas y nos quedamos solo con

A la columna NOMREP le cambiamos el nombre por representante

Cerramos y aplicamos

Y ahora debemos establecer las relaciones entre esta tabla y la de ventas y objetivos

Arrastrando el campo Representante de Ventas contra Representante de Representantes

Y el campo Representante de Objetivos contra Representante de Representantes

Matriz de datos

Ahora podemos montar una matriz y ver si los datos funcionan

Vamos a Informe y añadimos el objeto Matriz y en Valores ponemos los EUR de ventas y los Objetivos

En Filas el Representante de Representantes

Y en Columnas el Año del Calendario

Obtendremos una matriz con la información de ventas y objetivos, que podemos mejorar con Formato, Estilo de matriz, Filas llamativas con encabezado en negrita

Calculo del % de objetivos

Ahora para ver si los objetivos se cumplen o a qué % de cumplimiento han llegado debemos crear una medida: dividiendo las ventas (EUR) por el Objetivo

Seleccionamos la tabla representantes y añadimos una nueva medida

Con la formula

Observe que EUR como ya es una medida lo ponemos tal cual, pero los objetivos hay que sumarlos

Le damos formato % y la añadimos a la matriz

La tabla cambia y nos muestra el % de cumplimiento

Formato condicional

Vamos a usar el formato condicional para destacar en rojo los que no cumplen

En el campo % Obj con el botón de la derecha seleccionamos Formato condicional, Escalas de color de fondo

Seleccionamos Color según las reglas y definimos estas

De este modo en la matriz se ve los que no han alcanzado el objetivo en rojo y el resto en verde

Medidor

Vamos a añadir un medidor para representar visualmente si se han alcanzado o no los objetivos

Hacemos clic en una parte en blanco del lienzo

Añadimos un Medidor y llenamos los campos

El medidor nos muestra el total de ventas y el objetivo con una raya en el semicírculo: en nuestro caso estamos cerca del objetivo

Formateo del medidor

Para mostrar cifras exactas debemos usar las opciones de formato

En formato, etiquetas de datos, seleccionamos mostrar unidades: ninguno

En Formato, Destino, mostrar unidades: ninguno

Y en Valor del globo, mostrar unidades: ninguno

Ahora el medidor tiene datos más exactos

Como este medidor está ligado a la matriz, si seleccionamos un representante se muestran sus ventas respecto al objetivo

Si seleccionamos un año, las ventas del año respecto al objetivo anual

Y si seleccionamos un representante y año, o sea una celda de la matriz, las ventas contra el objetivo de ese representante y año

Límite superior calculado

Como observamos el límite superior lo pone automáticamente Power BI, pero también podemos definirlo nosotros

Vamos a suponer que los representantes alcancen un 125% de su objetivo, para ello demos añadir una columna a la tabla objetivos

Con la sencilla fórmula de multiplicar el objetivo por 1,25 y darle formato con el separador de miles.

Y en el medidor añadimos este campo en Valor máximo

Ahora al seleccionar un representante y año es mucho más fácil ver la información

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