Idea

Se trata de poder diseñar un modelo en Power Bi, publicarlo en el servicio en la nube, y que distintos usuarios puedan entrar y ver solo la información que les incumba.

Es lo que se llama seguridad a nivel de fila o de registro, y se establece por roles de usuarios.

La idea es que defines unos roles de usuarios, a los cuales asignas una función DAX que sirve de filtro.

Lo publicas en el servicio Power BI con una cuenta PRO, y asignas a cada rol, las cuentas que pueden usarlo.

Y por último compartes el informe.

Ejemplo

Para nuestro ejemplo suponemos que tenemos dos cuentas de Power BI: cuenta1 y cuenta2

El usuario de la cuenta1, es el que diseña el informe y lo pública por lo tanto podrá verlo todo.

El usuario 2 corresponde a un vendedor, y solo debe poder ver la información de sus clientes.

Asumimos que en el campo mail del represente tenemos el email con el que se identifican en el servicio Power BI.

Creación de roles

Vamos a Modelado, Administrar roles

Pulsamos el botón Crear, y asignamos el nombre del rol, por ejemplo Rol 2

Seleccionamos la tabla Representantes y asignamos la función DAX que servirá de filtro

En este caso en el mail del representante debe haber el nombre del usuario en el inicio de sesión del servicio Power BI: que es el email de la cuenta.

Y guardamos

Publicar en la nube

Iniciamos sesión y publicamos el informe

Seleccionamos el destino

Y abrimos el documento en el servicio con el enlace directo que nos aparece en el cuadro de diálogo

En la nube, vemos el informe en Mi área de trabajo

Asignación de roles en la nube en el conjunto de datos

Vamos a conjunto de datos, y con la opción de los tres puntos (…) accedemos a Seguridad

Indicamos la persona que pertenece a este rol

Y pulsamos agregar y guardar

Hacemos lo mismo para el rol 2: indicar la cuenta asociada

Compartir el informe en la nube

Abrimos el informe en la nube, y arriba a la derecha hay una opción compartir.

Indicamos el usuario con el que queremos compartir

Y pulsamos el botón compartir

Ver el informe en la nube con un rol

Iniciamos sesión en la nube con el rol2 y en Compartido conmigo vemos el informe

Accedemos al informe

Y vemos los datos según el filtro aplicado.

En nuestro ejemplo hemos asignado a dos vendedores la misma cuenta de power BI.