Control de presupuesto contable con A3ERP

A3erp nos permite poner un presupuesto en edición de presupuestos, consultarlo y obtener un pérdidas y ganancias comparativo.

Pero también podemos usar Excel services para obtener esta información en Excel y poder hacer los cálculos que nos interesen: por meses, por acumulados, con porcentajes, etc.

Presupuesto en A3erp

Me remito al manual de a3erp para saber cómo gestionar el presupuesto contable

Edición de presupuestos

Consultarlo y ver el presupuesto y el saldo mes a mes

Y obtener un pérdidas y ganancias comparativo

Presupuesto en Excel

En un Libro nuevo, ponemos en una celda el titulo empresa y a su derecha el nombre de la misma tal como está en A3erp

La celda con el nombre de la empresa la bautizamos como EMPRESA, poniendo esta palabra en la barra de nombres

Debajo ponemos una celda con la palabra Ejercicio y a la derecha el año que nos interesa y damos nombre a esa celda como EJERCICIO

Vamos a completar nuestra hoja poniendo el resto de campos sobre todo la cuenta y el mes

Y ahora empecemos con las formulas

Formula del presupuesto

Nos ponemos debajo del presupuesto, en la celda donde queremos su importe, pestaña formulas, botón insertar función y se muestra la pantalla

Hay que desplegar y elegir las Definidas por el usuario

Y aquí buscamos la formula Presupuesto mes

Obtenemos una ventana para indicar de donde se obtienen los datos

Y al aceptar obtenemos el presupuesto de A3

Formula del saldo

Para obtener el saldo haremos algo similar, pero con la función SaldoMonMes

Poniendo los siguientes datos

Al aceptar obtenemos el saldo de A3

Formula de la diferencia

Y para la diferencia crearemos una fórmula de Excel

Y ponemos el formato de % si nos interesa

Añadir cuentas y meses

Se trata de poder añadir cuentas y meses y arrastrar y que las fórmulas funcionen, para ello necesitaremos poner referencias relativas

Si arrastramos si nada obtenemos, algo sin sentido

Referencias para el presupuesto

Si en la celda donde esta el importe de presupuesto pulsamos F2 veremos donde apunta

O podemos usar la pestaña Formulas, botón rastrear precedentes

Usaremos Formulas, Quitar flechas para eliminarlas

Esta claro que, al copiar hacia la derecha, el mes debe ir cambiando, ahora esta en B4 y luego el mes 2 está en E4

Y la cuenta que esta en A6, luego estará en A7

Por tanto, hay que hacer que estas celdas tengan referencias relativas

Nos ponemos en el importe del presupuesto, pulsamos Formulas, insertar función y nos vuelve a salir el cuadro de edición anterior

Como el mes cambia de B4 a E4, el 4 no debe moverse al arrastrar. Nos ponemos en el mes y pulsamos dos veces F4

Excel nos ha marcado el 4 con un $, símbolo de referencia relativa

Como la cuenta esta en A6 y luego en A7, la A no debe moverse. Nos ponemos en Cuenta y pulsamos tres veces F4

Excel nos ha marcado el A con un $, símbolo de referencia relativa

Referencias para el saldo

Hacemos lo mismo para el saldo

Y ahora ya podemos arrastrar las fórmulas hacia abajo y obtenemos datos correctos

Y si arrastramos las formulas hacia la derecha también los obtenemos

Añadir el nombre de la cuenta

Para añadir el nombre de la cuenta necesitamos hacer espacio y usar una función especial

Seleccionamos desde el numero del mes hasta la derecha y abajo

Y lo movemos una celda a la derecha para dejar espacio para el título

Y en la celda donde debe ir el titulo ponemos la formula

=VistaSQL(EMPRESA;”Select desccue from cuentas where cuenta=”&A7)

Esto es una consulta SQL que nos devuelve el titulo de la cuenta, que esta en la celda A7

La arrastramos hacia abajo y ya tenemos el titulo de la cuenta inferior

Al final hemos obtenido un comparativo de presupuesto en Excel

Presupuesto acumulado

Lo que hemos obtenido es un presupuesto mes a mes, si queremos un acumulado basta cambiar el mes y poner

En enero ‘1-1

En febrero ‘1-2

No olvidando el apostrofe, que le indica a Excel que esta celda es un texto. Y A3 lo interpreta como un acumulado

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