Matriz de datos

Otra forma de representar la información es con una Matriz de datos: que tiene filas y columnas

Por ejemplo para ver las ventas por artículo, año a año

Creemos una nueva página y usemos el visualizador Matriz

En Valores ponemos el Neto, en filas el Articulo y en Columnas el Ejercicio

Tenemos una tabla donde las filas son los artículos, las columnas los años, y las intersecciones de filas y columnas la Suma del Neto

Si debajo de Ejercicio ponemos el Trimestre

Tendremos una Matriz mas detallada, ventas por cada año, desglosadas por trimestre, con el total del año y el total general

Guardemos la hoja como Matriz

Tablas de datos

Otra manera de representar los datos es con tablas, como hemos hecho siempre en Excel.

Vamos a crear una nueva página y añadimos el visualizador tabla

Y agreguemos los campos Articulo y Neto

Obtenemos una tabla con ambos valores

Y un total de ventas al pie.

¿ Pero en realidad, que está representando el campo Neto ?

Si pulsamos con el botón de la derecha veremos que está aplicando una suma

Hay varias opciones interesantes en las tablas

Aumentar el tamaño de la fuente

Para ello vamos a Formato, General y desplazamos la rueda del tamaño: en este caso lo he dejado a 16

Ahora es mucho más legible

También podemos ordenar la tabla por sus campos, haciendo clic en el triángulo que se muestre al lado del nombre de cada columna.

Si pulsamos sobre el triángulo de Neto, tendremos los datos ordenados por importe

Y también podemos aplicar formato condicional, para ello en el campo neto, pulsamos con el botón de la derecha, escogemos formato condicional e indicamos el tipo de formato a aplicar

Al aceptar los campos tienen formato según su importe

En una tabla podemos añadir más campos, por ejemplo pongamos otra vez el Neto, encima pulsemos con el botón derecho y marquemos Mínimo

En la tabla aparece un nuevo campo que es el valor mínimo de venta

Para practicar añadiremos le Máximo, la Media, el Recuento y el Recuento distinto

Observe que el recuento y el recuento distinto dan valores diferentes

Y ajustemos el ancho de las columnas para que quepa bien en la pantalla

Por supuesto podemos aplicar formato condicional a las columnas que nos interese y añadir segmentadores para analizar la información.

Guardemos la página como Tabla

Mapa coroplético

Vamos a ver otros tipos de mapas: los coroplético

Creamos una nueva página, y ponemos el visualizador

En Ubicación ponemos la provincia, y en Saturación de color, el Neto

Y obtenemos un mapa como el de la muestra

Tenemos el mismo problema, Zaragoza, se muestra en México

Y si aumentamos la parte de España

Vemos que las provincias con más ventas tienen un color, una saturación más intensa

Por supuesto si nos paramos encima de una provincia se nos muestra su información

Aunque vemos que la localización de los límites de la provincia no es muy exacta: para Barcelona, muestra toda Catalunya.

Lamentablemente si sustituimos Provincia por nuestro campo calculado Provincia País, el mapa no nos muestra nada.

Este es un tema que aún no está resuelto en Bing

Guardamos la página como Coroplético

Mapas

Una característica muy interesante del Power BI es poder representar la información sobre mapas, para ver la distribución geográfica de nuestros datos.

Los mapas se basan en las búsquedas de Bing, por lo tanto, como veremos, a veces hay que ayudarle un poco.

Creemos una nueva página y pongamos el visualizador Mapas

En Ubicación ponemos la Provincia, y en Tamaño, el Neto.

Automáticamente nos aparece un Mapa (si tenemos conexión a Internet) con las ventas por provincia.

Podemos desplazarnos por el mapa, o con la rueda de ratón, hacer Zoom.

Vemos que en cada provincia el círculo es de tamaño distinto en función del importe de las ventas.

Como podemos observar hay ventas en una provincia de México, cuando sabemos que todas nuestras ventas son en España.

Nos ponemos encima del círculo verde para ver su información

Y nos dice que es Zaragoza, esto es debido a que en México también hay una provincia llamada Zaragoza, así que tendremos que ayudar al Bing para decirle que busque Zaragoza, España.

Para ello vamos a crear una columna calculada que agrupe, que encadene la Provincia, con el país.

Vamos a Datos

Pulsamos en Modelado, Nueva columna

Y escribimos el nombre de la columna y la formula

Provincia País = ‘Facturas ventas'[Provincia] & “, ” & ‘Facturas ventas'[País]

Estamos encadenando, concatenando la provincia, una coma y un espacio y el país.

Así a la derecha de la tabla de datos aparece la nueva columna con la información.

Ahora solo falta indicarle la categoría de datos para que BIG lo encuentre.

Seleccionamos nuestra nueva columna, e indicamos en Modelado, Categoría de Datos: Lugar

Regresemos al mapa, quitamos la Provincia y en su lugar ponemos el nuevo campo Provincia País

Ahora si hemos obtenido un mapa con las ubicaciones correctas

Si queremos podemos usar la leyenda para mostrar más información. En nuestro caso ponemos el Ejercicio en Leyenda, y los círculos toman tres colores, para representar el importe de cada Ejercicio.

Por supuesto si nos ponemos sobre un sector del círculo, nos da información del lugar, importe y ejercicio

Podríamos poner la Familia en lugar del Ejercicio, y si en la parte superior del grafico seleccionamos una familia, se destaca su segmento en cada círculo.

Recordemos que podemos aumentar la información de datos con la opción Información sobre herramientas.

En nuestro caso se muestran los círculos pero no sabemos exactamente a qué % pertenecen, ni aunque nos paremos sobre un segmento.

Para poner el %, arrastramos Neto a Información sobre Herramientas. Y con el botón derecho seleccionamos Cálculo rápido, e indicamos % del total general

Al aceptar tenemos un nuevo concepto %TG Neto, que se muestra al ponernos sobre un segmento

Guardemos nuestro informe como Mapa

 

 

Gráfico de doble escala

A veces queremos representar visualmente valores que son muy dispares entre sí, por ejemplo los importes y las unidades vendidas.

Para ello podemos usar un gráfico de doble escala.

Creamos una página nueva, y pulsamos en el visualizador grafico de columnas agrupadas y de líneas

En Eje compartido, ponemos los Artículos. En valores de columnas el Neto, y en valores de líneas, las unidades

Obtenemos un gráfico que nos muestra importes y unidades, pero con dos ejes verticales, a la izquierda para importes, y a la derecha para unidades

Por desgracia, de momento, solo podemos aplicar series de columnas, Así si ponemos el Ejercicio en series de columnas, veremos unas barras con cada año, pero NO hay líneas para cada año.

Guardamos la página como Doble escala

Gráficos circulares

Vamos a ver los gráficos circulares y una característica muy interesante que tienen al relacionar varios entre sí.

Empecemos con una página de informe en blanco, y pulsamos en la visualización grafico circular

En Leyenda ponemos el representante, y en Valores el neto, y obtenemos un gráfico de ventas por representante, donde cada segmento indica el valor de las ventas de cada representante respecto al total

Si nos paramos sobre un segmento nos indica el importe y el %

Si queremos, mediante la opción de formato, podemos visualizar además del nombre, el importe

Ahora vamos a añadir otro grafico circular, para ello hacemos clic a fuera del gráfico, en una parte vacía del lienzo, y pulsamos la visualización Grafico circular

En Leyenda ponemos Familia, y en Valores el Neto.

Tenemos un gráfico de ventas por familia

Ahora vemos la integración entre los dos gráficos: si pulsamos sobre el sector en negro de Bicicletas de paseo, automáticamente en el gráfico de representantes se destaca las ventas de esta familia, respecto al total de ventas del representante

 

Esta es una característica muy interesante que nos permite analizar la información de dos gráficos que están vinculados entre sí.

Guardemos la página como Círculos

 

Gráficos de áreas

Vas a realizar un gráfico de áreas que es similar al de líneas pero mucho más visual.

Lo que queremos es representar los meses de los distintos años que tenemos información y sus ventas: o sea, habrá 36 puntos de información, desde el 2013 al 2016 y cada año desde el mes 1 al mes 12.

Ya hemos visto que si ponemos los meses, salen solo estos, y necesitamos combinar la información de mes y año.

Para ello crearemos una nueva columna que será un campo calculado encadenando año y mes.

Vamos a Datos

Y pulsamos en Modelado, Nueva columna

El programa nos propone un nombre y un =

Lo sustituimos por

Con lo que hemos creado nuestra primera columna calculada

Y si hacemos una nueva página de gráfico, ponemos el de áreas, y Eje ponemos Ejercicio+Mes y en Valores el Neto, obtendremos un gráfico de ventas por mes y año

Si observamos bien, veremos que los meses están mal ordenados, primero esta

2013 1

2013 10

2013 11

2013 12

2013 2

Ello es debido a que el programa entiende esta ordenación como un campo alfanumérico, y todos los 1 van delante del 2.

No nos queda más remedio que conseguir que el mes tenga dos cifras

Para ello volvemos a Datos, nos ponemos en la columna Ejercicio + Mes y cambiamos la formula usando la función Format.

Ejercicio + Mes = ‘Facturas ventas'[Ejercicio] & ” ” & Format(‘Facturas ventas'[Mes];”00″)

Format es una función que admite dos parámetros, la expresión a la que aplicar el formato y el tipo de formato.

Está muy bien explicada con ejemplos en la web de Microsoft

Ahora el gráfico si está bien

Si ponemos el campo representante en Leyenda, el gráfico muestra las ventas por cada representante en los diferentes meses y año, incluso con las discontinuidades: los meses que no han tenido ventas

Guardemos el grafico como Áreas

Gráficos de líneas

Otro tipo de grafico que nos puede interesar es el de líneas.

Creamos una nueva página, y elegimos la visualización grafico de líneas

Y hacemos clic en Neto y Fecha, y nos sale un gráfico con solo tres puntos. Si nos fijamos es porque en el eje el programa ha tomado el Año como valor de referencia

Hay que hacer clic con el botón derecho en Fecha, y elegir Fecha

Ahora sí, hemos obtenido un gráfico con las ventas para cada día

Si arrastramos ejercicio a Leyenda

Tendremos un gráfico donde cada año está representado con un color distinto

Si ahora cambiamos y ponemos en Eje, el Mes y en Leyenda, el Año,

Tenemos un gráfico mes a mes de las ventas, con tres líneas para cada año

Hasta ahora hemos trabajado casi siempre con los campos de las visualizaciones, en este caso vamos a añadir un poco más de información usando las opciones de formato haciendo clic en

Aquí podemos cambiar varias propiedades del informe, como el título, los colores, las etiquetas, etc…

Vamos a activar la línea de tendencia, desplazando su símbolo a la derecha

Y en el gráfico se muestra la tendencia, en nuestro caso…va para abajo.

Supongamos que nos interesa remarcar si hemos llegado a una cifra mensual de ventas de 250.000 €, esta sería la línea de referencia.

Para ello hay que activar la línea de referencia y poner el valor, incluso podemos activar una etiqueta que nos lo muestre.

El grafico es ahora más completo: nos da información de la tendencia y el valor deseado, la referencia.

Renombramos la página como Líneas

 

 

Jerarquías

Power BI incorpora el concepto de jerarquías que nos es muy útil para analizar información estructurada.

Por ejemplo es muy común tener los artículos agrupados en familias, y estas en superfamilias o tipos de artículos. Así pues tenemos una jerarquía: superfamilia, familia, articulo.

También ocurre con los representantes, puede haber directores de zona, jefes de equipo y representantes.

Y por supuesto también geográficamente como es el caso de nuestro ejemplo, País, Zona, Comunidad Autónoma y Provincia.

Crear una jerarquía es muy sencillo, basta ponerse encima del campo principal de la jerarquía y con el botón de la derecha indicar Nueva Jerarquía.

Nos ponemos en País y con el botón de la derecha hacemos clic en Nueva jerarquía

Automáticamente nos aparece un nuevo campo: País jerarquía.

Y ahora debemos agregar los nuevos elementos.

Nos ponemos en el campo Zona, y con el botón de la derecha indicamos Agregar a País Jerarquía

Y lo mismo hacemos para Comunidad autónoma y Provincia

Si desplegamos el campo País jerarquía veremos sus niveles

Ahora vamos a usar la jerarquía para explorar en profundidad nuestra información

Creamos una nueva página, y ponemos un gráfico de barras agrupadas y añadimos los campos País Jerarquía y Neto.

Solo obtenemos un gráfico con España, el único país del que tenemos ventas

En la parte superior izquierda del grafico tenemos un símbolo con dos flechas descendentes

Al hacer clic en ellas descendemos un nivel y tenemos información por zonas

Y con otro clic, información por Comunidades

Y con un clic más, información por provincias

Como vemos a medida que descendemos se muestra toda la información de todos los elementos de la jerarquía

Ahora vamos a explorar en profundidad la información, de modo que cuando elijamos un nivel, se muestre solos sus inferiores.

Hagamos varios clics en la flecha ascendente para regresar a la información por país. Y pulsemos en el icono de la parte superior derecha del grafico

Si hacemos clic en la barra de España, se muestra sus Zonas

Si hacemos clic en la barra Este, se muestran sus Comunidades

Y si hacemos clic en la barra de Catalunya, se muestran sus provincias.

De este modo, al activar la exploración en profundidad también activamos que cada parte es un filtro dentro de la jerarquía

Guardemos la página como Jerarquías

 

 

Gráficos de barras

Vamos a cerar una nueva pagina en nuestro documento, haciendo clic sobre el + de las paginas.

Marcamos el visualizador grafico de barras apiladas

Y marcamos los campos Provincia y Neto

Automaticamente tenemos un grafico de importe de ventas por provincia

Y si ponemos el Ejercicio en Leyenda, tenemos un grafico donde cada barra tiene tres segmentos: uno por cada ejercicio

Que podemos mejorar pulsando el botón de grafico de barras agrupadas

Obteniendo un grafico donde se ve mejor la información de cada año

Vamos a mejorar la infomacion adicional con las unidades vendidas y el % del neto sobre el total

Arrastramos Unidades a Informacion sobre herramientas

Arrastramos Neto debajo de Unidades en información sobre herramientas

Y con el botón de la derecha cambiamos a Calculo Rapido, de % del total general.

Si ahora nos paramos sobre la barra mas ancha, veremos sus datos, pero también las unidades vendidas y el % del Neto

Nos interesaria ver las ventas ordenadas por neto, no alfabéticamente por provincia como esta ahora.

Para ello pulsamos en los … de la parte superior derecha del grafico, y elegimos Ordenar por neto

Automaticamente el grafico ha cambiado al orden que nos interesa: la provincia con mas ventas va la primera.

Cambiamos el titulo de la pagina por Barras

 

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